Muchos expertos en marketing opinan que organizar un evento es mucho más productivo que gastar una gran cifra en un spot de televisión. Las empresas invierten mucho dinero en la organización de toda clase de eventos para capacitar y motivar a su personal. Pero no siempre lo consiguen, al día siguiente para muchos empleados simplemente ha sido una pérdida de tiempo.

Ahora bien, ¿Qué es lo que ha fallado para que aquella actividad fuera improductiva?

No tener claro para qué se hace el evento
Es fundamental establecer cuáles son los objetivos para llevar a cabo el evento. Los propósitos pueden ser de diferente índole: motivar, fidelizar, integrar al personal, etc. A partir de aquí podemos trazar dónde llevarlo a cabo, cómo deberá estructurarse el encuentro, cuál será el catering, etc.

Centrar demasiada atención en los detalles
A veces, se miran con lupa aspectos secundarios, como la contratación de determinados artistas o de un salón específico, y se descuida el motivo real de la actividad. Hay que recordar que las acciones del evento deben ser la esencia de lo que queremos transmitir. Un epicentro alrededor del cual tienen que girar todos los detalles. Por ejemplo, si queremos transmitir ecología y paz, lo mejor será entregar una flor o algo similar.

Dejar a un lado la relación de costes y beneficios
Muchas veces los eventos de alto impacto no consiguen los resultados esperados por la empresa. En ese caso nuestros beneficios se verán dañados. En muchas ocasiones hay que calibrar si ese evento ostentoso es necesario o si nos lo podemos permitir. Con una buena dosis de creatividad se pueden hacer actividades llamativas y recordadas por todos.

No descuidar la comunicación interna
Lanzar mensajes a los empleados antes, durante y después del evento es necesario. De este modo usaremos todas las sinergias de nuestros recursos y optimizaremos al máximo nuestra actividad. Es importante aprovechar todos los canales efectivos que tenemos con el personal para que no se resientan nuestros beneficios.

Valorar el aspecto logístico
La logística es un aspecto importante. Podemos ver qué cosas se descuidan y pueden parecer obvias: el lugar del evento queda lejos y nadie piensa en la gente que va en transporte público, no se han contado bien los asistentes y la comida no ha sido suficiente. Hay que comprobar cada factor y tener en cuenta los imprevistos.

En conclusión…
Un evento es una actividad de alta complejidad, que requiere la acción sincronizada de muchas personas de rubros muy diferentes. Muchas veces las empresas de organización o la secretaría de la gerencia no son suficientes. Es necesaria la mirada global de algún responsable que deje claras las metas de la empresa en todas las áreas.